Kas tead, millised tööprotsessid Su restoranis või hotellis igapäevaselt toimuvad? Aga mis siis saab, kui see ühel päeval enam nii ei ole? Mis saab, kui kassa keset kõige kiiremat teenindustsüklit enam ei tööta? Kas äri jääb seisma? Või on plaan B?
Igapäevastele toimingutele hotellis, restoranis, cateringis aitavad meie teadmata kaasa arvukad targad infotehnoloogilised lahendused. Kui neile mõelda, siis mis esimesena pähe tuleb? Koduleht? Kassasüsteem? Võibolla ka meeleolu loov muusika. Kõik see on loomulik osa külalislahkuse ärist.
Me ei mõtle kunagi sellele, kuidas üks või teine süsteem töötab. Me tarbime süsteemide poolt pakutavaid teenuseid sellele tähelepanu pööramata. Tarbimine kestab, süsteemid toimivad, pidu käib. Mis saab, kui koduleht on maas, muusika ei mängi või – mis kõige hullem – kassad ei tööta või hotelli uksekaartide kodeerimise seade lõpetab töötamise?
Tavaliselt on kuskil teadete tahvlil kirjas remondimehe telefoninumber, kuhu helistada. Telefoni teel püüab teenusepakkuja aidata, aga mis siis, kui süsteemi ei saadagi käima? Ilma muusikata ja koduleheta saab äri veel hakkama, aga kui kassad on “maas” või hotellitoa ukse kaarti ei saa teha? See on ju tõeline show stopper.
Selliseid olukordi ei saa välistada, kuid nendeks saab end ette valmistada. Igaüks meeskonnast peab teadma, mida ühes või teises olukorras ette võtta. Mis on konkreetselt minu, kui töötaja ülesanne, kui juhtub midagi ootamatut…
Selleks, et ootamatud olukorrad valutult üle elada, tuleb kaardistada ettevõttes toimuvad protsessid, koostada dokumentatsioon ning tegevuskava ja aeg-ajalt situatsioon ka läbi mängida.
Protsessi kaardistamine ja mudeldamine annab hea ülevaate organisatsioonis toimuvatest tegevustest. Neid teades on võimalik kaardistada võimalikud kriisikolded ning siis on tähelepanu juhtimine lihtne. Kui protsessid kaardistatud tuleb koostada alternatiivsed stsenaariumid ja tegevuskava, mis töötajatele selgeks teha. Meeles tuleb pidada, et tegevused tuleb aeg-ajalt ka läbi harjutada. See välistab olukorra, kus teoorias ollakse võib-olla isegi tugev, kuid reaalses olukorras asjad paraku lihtsalt nii ei tööta.
Tööprotsesside modelleerimine on oluline, kuna see pakub visuaalset selgust, aidates töötajatel ja juhtidel mõista ja analüüsida töövooge. Modelleerimine tuvastab ebatõhususi ja kitsaskohti, võimaldades optimeerimist ja parendamist. See aitab standardiseerida protsesse, tagades järjepidevuse ja kvaliteedi ning on väärtuslik koolitusvahend uutele töötajatele.
Modelleerimine tagab ka vastavuse regulatiivsetele nõuetele, aitab maandada riske, toetab tehnoloogiliste lahenduste ja automatiseerimise juurutamist ning on strateegilise planeerimise ja juhtimise tööriist. See loob aluse pidevale parendamisele ja parandab kommunikatsiooni ning koostööd osakondade vahel.
Tööprotsesside modelleerimine saavutada suuremat efektiivsust, kvaliteeti ja paindlikkust, toetades nii igapäevast tegevust kui ka strateegilist arengut.
Protsesside kirjeldamine ja modelleerimine on pool võitu. Protsesside juurutamine aitab optimeerida töövoogusid ja ressursikasutust, suurendades efektiivsust ja tootlikkust. Standardiseeritud protsessid tagavad kvaliteedi, vähendavad vigu ja suurendavad klientide rahulolu. Need aitavad täita regulatsioone ja säilitada järjepidevust, vähendades varieeruvust ja tagades ühtlase kvaliteedi.
Juurutatud protsessid lihtsustavad ka uute töötajate koolitamist, parandavad otsuste tegemist, maandavad riske ning toetavad tehnoloogia ja innovatsiooni rakendamist. Lisaks parandavad need kommunikatsiooni ja koostööd osakondade vahel.
Kokkuvõttes on protsesside juurutamine kriitiline ettevõtte efektiivsuse, kvaliteedi ja pideva parendamise tagamiseks.
Luba meil oma tööprotsessid kirja panna, mudeldada ja juurutada.
Tööprotsesside kirjeldamine on oluline mõistmaks ettevõttes tehtavaid toiminguid. Kirjeldatud tööprotsessid tagavad, et kõik töötajad mõistavad oma ülesandeid ja vastutusi ühtemoodi. See aitab vältida segadust ja vähendab vigu, mis võivad tekkida arusaamatuste tõttu.
Modelleerimine pakub tööprotsesside visuaalset kujutist töövoogudest, muutes nende mõistmise ja analüüsimise lihtsamaks. Diagrammid ja mudelid aitavad töötajatel ja juhtidel näha, kuidas erinevad tegevused ja ülesanded omavahel seotud on.
Juurutatud tööprotsessid aitavad optimeerida töövoogusid ja ressursikasutust. Selgelt määratletud ja rakendatud protsessid vähendavad raiskamist ja suurendavad tootlikkust, võimaldades töötajatel keskenduda olulisematele ülesannetele.
Oleme HoReCa sektoris tegutsenud aastast 1998. Mõistame tööprotsesside kirjaldamise vajalikkust ja soovime seda ka teile põhjendada.
Oleme tööprotsessid üles kirjutanud ja modelleerinud jaemüügiga tegelevates ettevõtetes kui ka seadmete müügi ja hooldusega tegelevates firmades.
Tööprotsesside kirjeldamise ja modelleerimise vajalikkusest ja edulugudest saad lugeda näiteks EEK Mainori üliõpilaste lõputöödest, mis on leitavad SIIT
Küsi lisa meie tööde ja tegemiste kohta allpoolsest vormist ↓
OptiSoft OÜ
Reg nr 16807685
KMKR: EE102651315
EE137700771009453453
+372 5550 5303
hello@optisoft.ee